Sqalie ou Excel : le tableau de bord que vous refaites chaque mois

Pourquoi le tableur gagne toujours au début

Un tableau de bord Excel a une qualité que rien ne remplace : il fait exactement ce que vous lui demandez. Vous ajoutez une colonne quand vous voulez, vous testez un coefficient, vous simulez une hausse de prix fournisseur en trente secondes. Pour comprendre une situation, poser une hypothèse, préparer une négociation, c'est encore le meilleur outil du marché.

Le problème n'apparaît jamais le premier mois. Il apparaît au sixième.

Le coût qui ne se voit pas

Le vrai coût d'un tableau de bord Excel n'est pas sa construction, c'est son entretien. Chaque mois, il faut exporter les commandes depuis PrestaShop, exporter les dépenses depuis Google Ads et Meta, retrouver les factures de transport, rapprocher tout ça, vérifier qu'aucune formule n'a sauté, et recommencer.

À ce coût de temps s'ajoute un coût de fiabilité, plus discret et plus grave. Une plage de formule qui ne s'étend pas aux nouvelles lignes, un RECHERCHEV qui renvoie la mauvaise référence, un onglet mis à jour et pas l'autre : le fichier continue d'afficher un résultat, simplement il est faux. Et comme il n'y a aucune alerte, on décide dessus pendant des mois.

Les trois postes où un fichier diverge toujours

Au-delà de la maintenance, trois postes rendent un suivi manuel structurellement approximatif.

Le coût d'achat. Dans un tableur, on utilise le prix d'achat actuel. Or une commande de mars doit être valorisée au prix d'achat de mars. Sqalie fige le coût d'achat au moment de la vente, ce qui rend la marge d'un mois passé stable, même si vous renégociez ensuite.

Le transport. Presque tous les fichiers utilisent une estimation, un forfait par colis ou une moyenne. Le transporteur, lui, facture au poids réel, à la destination, avec des surcharges. Sqalie lit vos factures et remplace l'estimé par le facturé, ligne à ligne.

Les avoirs. Dans un fichier, un remboursement traité en février se retranche de février. Il appartient pourtant à la vente de janvier. Sqalie rattache chaque avoir à sa commande d'origine, ce qui empêche un mois de porter les retours du précédent.

Ce que Sqalie remplit à votre place

Le calcul que vous faites dans votre fichier, Sqalie l'exécute sur chaque commande : chiffre d'affaires hors taxes, moins les remises et les avoirs, moins le coût d'achat, moins le transport réel, les frais de paiement, les commissions marketplace, la manutention, les coûts de retour et l'écotaxe. Il en sort une marge nette et un taux de marge par commande, additionnés ensuite par produit, catégorie, marque ou moyen de paiement.

Sur une commande à 100 € HT avec 4 € de remise, 52 € de coût d'achat, 7,90 € de transport réellement facturé et 1,40 € de frais de paiement, il reste 34,70 €, soit 36,1 % de marge nette. Le même calcul, sans ressaisie, sur toutes vos commandes.

La Synthèse financière reprend cet enchaînement à l'échelle du mois et de la boutique, jusqu'à la marge nette. Vous y ajoutez vos charges fixes, loyer, salaires, publicité, abonnements, et vous obtenez votre résultat net. C'est le fichier que beaucoup de marchands refont chaque mois, rempli automatiquement à partir des ventes.

Les factures de transport, le cas d'école

Rapprocher une facture transporteur d'un export de commandes est probablement la tâche la plus ingrate d'un suivi manuel : des centaines de lignes, des numéros de suivi à faire correspondre, des surcharges à ventiler.

Vous déposez la facture dans Sqalie, quel que soit le transporteur et quel que soit le format, PDF, Excel, CSV ou archive. Sqalie la lit en quelques minutes, retrouve la commande de chaque ligne grâce au numéro de suivi, et substitue le coût réel au coût estimé. Il lit aussi votre grille de tarifs négociée et fait ressortir les écarts entre le négocié et le facturé : colis repesés, surcharges, frais fixes, régularisations. C'est un contrôle que personne ne fait à la main sur douze mois.

Ce qu'un tableur ne fera jamais : croiser

Il reste une limite que ni la rigueur ni le temps ne compensent. Un classeur juxtapose des onglets. Il ne relie pas le trafic aux ventes.

Vous pouvez tenir un suivi de marge irréprochable et rester incapable de dire combien de fois un produit a été vu avant d'être acheté, si ses acheteurs venaient d'une campagne ou d'une recherche, ou si le client qui l'a commandé en était à sa première ou à sa cinquième commande. Ces réponses supposent que la visite, la commande, le produit, le client et le coût vivent dans le même modèle.

C'est exactement ce que Sqalie construit avant d'afficher un chiffre : chaque visite reliée aux produits consultés, au panier, à la commande et à la marge de cette commande ; chaque commande portant ses coûts réels ; chaque client portant son historique. C'est ce croisement, plus que le calcul lui-même, qui sépare un tableau de bord d'un tableur bien tenu.

Gardez le tableur, changez ce qu'il contient

La conclusion n'est pas d'abandonner Excel. C'est de cesser de lui demander d'être votre source de vérité mensuelle. Laissez-le faire ce qu'il fait mieux que tout : explorer, simuler, préparer une décision. Et laissez le comptage à quelque chose qui n'oublie jamais une ligne.